Home > Blog > Getting things done: hoe we met de 2-minutenregel zoveel mogelijk impact maken bij Creatic

Rob en Babette

Getting things done: hoe we met de 2-minutenregel zoveel mogelijk impact maken bij Creatic

“Tijdens mijn vakantieperiode durf ik wel 6 tot 7 boeken uit te lezen. De belangrijkste dingen markeer ik dan zodat ik er achteraf steeds snel naar kan teruggrijpen.” Zaakvoerder Rob zoekt steeds inspiratie in podcasts en boeken en past regelmatig nieuwe inzichten toe in het Creatic-team. Zijn favoriete publicaties staan uitgestald in de minibibliotheek in het kantoor van Creatic.

Het favoriete boek van Rob

Vijf jaar geleden las Rob het boek ‘getting things done’, geschreven door David Allen die bekend staat als één van de invloedrijkste denkers als het gaat over productiviteit. In het boek vond hij heel wat kennis, informatie, tips en methodes die direct toepasbaar zijn in de werkomgeving.

“Uit dit boek haalde ik heel wat inspiratie om productiever te zijn en meer impact te hebben. Toen was dat deels uit noodzaak: Creatic bestond toen uit twee werknemers. Gaandeweg hebben we elk nieuw teamlid gecoacht op deze principes, waardoor we nu zeer efficiënt werken en als team enorm veel impact hebben”, zegt Rob.

De 2-minutenregel

Om zoveel mogelijk impact te maken, hanteren we bij Creatic in ons achterhoofd steeds het workflowschema ‘organiseren’ uit het boek. Dit is een strategische methode om toe te passen bij zowel kleine als grote projecten. Taken kunnen op die manier sneller aangepakt worden, opgesplitst, verdeeld en uiteindelijk afgewerkt worden.

Het workflowschema gaat als volgt:

Er komt een taak binnen, waarbij je eerst nagaat wat het juist is en of er een actie wordt verwacht van jou.

  • Nu zijn er 2 opties, namelijk ja of nee. Als het antwoord nee is doe je niets, of wordt de taak doorgemaild naar de juiste persoon.
  • Als het antwoord ja is, denk je na over wat de eerstvolgende actie is die je kan doen. Kan het gebeuren in minder dan 2 minuten? Doe het dan meteen. Duurt het langer? Dan stel je het uit en plan je het meteen in, in je agenda of geef je de taak door aan een andere persoon.

Met volle focus aan het werk

Aan de hand van het workflowschema, wordt het team ook aangemoedigd om proactief om te gaan met de mailbox en deze zo leeg mogelijk te houden. Dat kan door te bekijken welke mailtjes meteen verwijderd kunnen worden, welke doorgestuurd kunnen worden naar de juiste persoon of welke meteen kunnen worden afgehandeld. 

Bij Creatic zal je trouwens ook nooit een bureau tegenkomen waar meer op staat dan een computer, een telefoon en een kop koffie.

Al deze acties hebben één groot doel en dat is om ons hoofd zo leeg mogelijk te houden zodat we met volledige focus kunnen performen.

Effectief brainstormen

In het boek staan ook heel wat tips en informatie over effectief brainstormen. Dat komt goed uit want dat is hier wekelijkse kost. 

Bij het ontwikkelen van een geheel nieuwe branding, vertrekken we van een wit blad. Er moet een nieuwe merknaam met baseline bedacht worden, er moet een idee zijn voor het ontwerpen van een nieuw logo en kleuren en andere merkelementen moeten gekozen worden. Het feit dat deze elementen er nog niet zijn, maakt dat het plaatje in ons hoofd niet overeenkomt met de werkelijkheid.

Onze hersenen reageren daarop door automatisch in een ‘brainstorm’ te gaan zodat deze leegte wordt ingevuld. Allerlei nieuwe ideeën en fantasieën komen dan in ons op. Om echt één goed idee te krijgen, zijn er meerdere ideeën nodig. Daarom steken we bij Creatic altijd de koppen bij elkaar en nemen we de tijd om samen een brainstorm te organiseren.

Tijdens de eerste fase is kwantiteit belangrijker dan kwaliteit en daarom schrijven we alle ideeën meteen op.  Zo moeten we ze niet nog eens bedenken en kunnen er weer nieuwe ideeën ontstaan. David Allen geeft in zijn boek aan hoe belangrijk het daarom is om geen idee meteen te bekritiseren, betwisten of veroordelen.