Misschien heb je het al eventjes gemerkt, misschien is het je de voorbije maanden ontglipt, maar sinds kort is ons team van creatieve koppen en vakfanaten enkele enthousiaste leden rijker. Zo kon je hier bijvoorbeeld een duik nemen in het leven van onze creative designer Mitchel, of lezen over de eerste maanden van copywriter Julie. In ieder geval brengt deze uitbreiding met zich mee dat er heel wat meer leeft op de werkvloer, en dat de stilte en focus die altijd vanzelf kwamen nu een tikje meer moeite vergen. Hoe we deze verandering op kantoor precies hebben aangepakt? Je leest het hier.
Bij Creatic gingen we in de loop van het jaar van een hecht team van 4 leden, naar een nog hechter team van 8 leden: Gezelligheid troef, maar de productiviteit, die durfde er soms al eens een beetje bij in te schieten. Omdat er kort overleg gepleegd moest worden bijvoorbeeld, over het grafisch design van een website of het social media traject van een klant. Of omdat er dringende vragen gesteld moesten worden, die écht niet konden wachten en wel even gauw beantwoord konden worden over de werktafel, computerschermen en toetsenborden heen.
Dit alles met de beste bedoelingen, maar ook met een geregelde doorbreking van de gewoonlijke focus op kantoor tot gevolg. Een stilte die we in feite allen nodig hadden om optimaal te presteren, maar met z’n achten plots niet meer zo vanzelfsprekend was. Want zo’n dialoog op de achtergrond is dan wel goed wanneer je er even de headspace voor hebt, maar kan knap lastig en afleidend zijn wanneer je bezig bent met de ontwikkeling van een complexe webapplicatie, de optimalisatie van een Google Ads Campagne of het schrijven van een scenario voor een strategische videoshoot.
Ons eenmaal bewust van de situatie, introduceerden we dan ook de gewoonte om elk gesproken overleg, hoe klein dan ook, in het vervolg altijd in een afzonderlijke ruimte te plegen. Zodat de overige leden van het team niet gestoord worden in hun werkzaamheden, en doorheen de dag moeiteloos de focus kunnen behouden. Zo’n momentje apart werkt bovendien ook stukken gemakkelijker voor zij die iets moeten bespreken: je hoeft je niet langer tot enkele snel gefluisterde woorden te beperken, maar kunt uitgebreid de tijd nemen om duidelijk te maken waar je nood aan hebt.
Doordat je je overleg bovendien beperkt tot slechts enkele momenten per dag, zal je automatisch ook sneller verschillende zaken of vraagstukken bundelen. Een grote meerwaarde voor de interne werking, want jij bent meteen gesteld voor de rest van de dag (of zelfs week?), je collega wordt niet om de haverklap gestoord in zijn bezigheden om jou ontbrekende informatie te verschaffen. Zo zullen er sowieso minder momentjes van raadpleging nodig zijn, en kunnen jullie je voor de rest van de tijd onverstoord en zelfstandig bezighouden met datgene waar jullie goed in zijn.
Gaat het toch echt om een te klein akkefietje om iemand werkelijk voor apart te nemen? Mailtje sturen dan maar: snel, stil en handig! Maar ho even, want omdat de belangrijkste informatie van onze klanten doorgaans in onze mailboxen toestroomt, worden we door een mail die niet prioritair is alsnog uit onze concentratie gehaald. Daarom kozen we er bewust voor om de digitale communicatiemiddelen die we reeds gebruikten nu doelgerichter en intenser in te zetten, en met duidelijkere afspraken. Zo wordt de online chat genaamd Slack voortaan gebruikt voor interne communicatie die wel eventjes wachten kan, en mail voor de zaken die hoogst belangrijk en dringend zijn.
Om de impact van deze kleine maar doeltreffende verandering nog meer voelbaar te maken, gingen we daarbovenop aan de slag met, of zeg maar in, focusblokken. Concreet wil dit zeggen dat we onze overlegmomenten voortaan inplannen op tijdstippen die daar speciaal voor voorbehouden zijn. Om je een voorbeeld te geven: wij zorgen er steeds voor dat we besprekingen met collega’s houden vòòr 9h ’s ochtends, tussen 13h en 14h of tussen 16h en 17h. Zo kan iedereen zich tussendoor volop focussen op zijn takenpakket, met net dat beetje meer structuur in zijn drukbezette agenda.
En wanneer al het overige is aangewend, dan is er altijd nog muziek. Want wanneer er zich even een stressmomentje voordoet, er rumoer van buitenaf naar binnen komt gewaaid of de focus even helemaal zoek is, wordt er bij ons gegrepen naar de hoofdtelefoon of earphones. Om even een bubbel (no pun intended) van concentratie te creëren waarin je helemaal kunt opgaan, en weer naar je beste vermogen kunt presteren. Zodat je in alle omstandigheden een topresultaat kunt neerzetten, waar klanten voor de volle 100 % tevreden mee zijn.
Intussen zijn we enkele maanden verder, en voelen we allemaal het deugddoende effect van deze gezamenlijke inspanningen. Op deze kleine maar doeltreffende veranderingen wordt immers nog vaak teruggekomen, om als team te evalueren of ze nog steeds even vruchtbaar zijn voor onze werksfeer en productiviteit. Maar iedereen blijft aangeven meer focus te hebben, en daarom blijven we mooi op dezelfde manier verder gaan. Zo benutten we onze tijd en energie optimaal, krijgen we méér (en beter) gedaan in dezelfde tijdspanne, en gaan we met minder stress, maar meer voldoening naar huis.
Ben jij benieuwd wat we met ons Digital Agency voor jou kunnen betekenen? Hoe we jouw KMO op de kaart zetten met innovatieve, digitale oplossingen, marketing en een onwrikbare dosis focus? ;) Maak nu vrijblijvend een afspraak bij ons op kantoor te Pelt, en geniet niet alleen van de heerlijk rustige werksfeer die er bij ons hangt, maar ook van ons oprecht advies en onze professionele begeleiding.
